Bewirtungskosten Dienstreise

Wenn der Arbeitnehmer beispielsweise auf die Veranlassung seines Arbeitgebers an einer Fortbildungsveranstaltung teilnimmt, dann handelt es sich dabei um eine Dienstreise. Damit hat der Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf die Erstattung seiner Reisekosten. Damit diese Kosten dem Arbeitnehmer steuerfrei gezahlt werden können, muss der Arbeitgeber einige Dinge beachten insbesondere wenn es um die Bewirtungskosten der Dienstreise geht.

Die erstattungsfähigen Kosten

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern im Rahmen einer Fortbildungsveranstaltung die entstandenen Fahrt- und Übernachtungskosten in der tatsächlich entstandenen Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten.

Der Arbeitgeber kann jedoch den Verpflegungsaufwand nur bis zu einer bestimmten Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Sollte der AG seinem AN einen geringeren Betrag erstatten, dann kann der Arbeitnehmer die Differenz in seiner persönlichen Einkommenssteuer-Erklärung als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Sollte der Arbeitgeber jedoch einen höheren Betrag auszahlen, dann liegt die Höhe der Differenz als ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Dieser wird mit 25 % pauschal versteuert und ist dann nicht sozialversicherungspflichtig. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die erstatteten Pauschalen max. das Doppelte der steuerfreien Pauschalen betragen.

Sollte der Arbeitgeber auf Veranlassung des Arbeitgebers einen Kunden bewirten, dann kann der AG diese in voller Höhe übernehmen und dem AN dennoch die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand steuer- und sozialversicherungsfrei zahlen. Allerdings muss bei den Bewirtungskosten Dienstreise in Höhe des Sachwertbezuges der Bewirtung ein geldwerter Vorteil versteuert werden und der Sozialversicherung unterworfen werden.

Die Bewirtung Dienstreise gilt dann als vom AG veranlasst, wenn dieser einen gewissen Entscheidungsspielraum hat. So muss der AG faktisch die Möglichkeit haben, von diesem Entscheidungsspielraum Gebrauch zu machen. So können zwischen dem Arbeitgeber und dem Restaurant/Hotel unmittelbare Vertragsbeziehungen herrschen oder der AG hat vor dem Beginn der Dienstreise Tag und Ort bestimmt bzw. einen Vertrag über die Bewirtung geschlossen.