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Pflichtangaben Bewirtungskosten

In aller Regel bewirtet ein Unternehmer seine Gäste in einem Restaurant und von dort wird eine maschinelle und registrierte Rechnung benötigt. Auf dieser müssen folgende Plichtangaben Bewirtungskosten aufgeführt sein bzw. enthalten sein:

Alle verzehrten Speisen und Getränke mit Einzel- und Gesamtpreisen. Auf der Belegrückseite ist zumeist ein Feld vorhanden, welches dem Unternehmer ermöglicht den Anlass der Bewirtung und die bewirtenden Personen einzutragen. Die Rechnung/Quittung muss mit Datum unterschrieben werden. Die Angaben sind zeitnah zu machen, innerhalb von 10 Tagen.

Ist keine gedruckte gastronomische Rechnung vorhanden, dann muss der Unternehmer den Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung ebenso wie die Höhe der Bewirtungskosten anderweitig schriftlich dokumentieren

Bei den Pflichtangaben Bewirtungskosten gilt grundsätzlich für Kleinbetragsrechnungen bis zu 150 Euro eine etwas mildere Nachweispflicht. Doch bei Quittungen über 150.01 Euro sollte eine Rechnung mit den Pflichtangaben Bewirtungskosten ausgestellt werden, in denen der Bewirtende namentlich genannt wird.

Hier eine genaue Übersicht der Bewirtungskosten:

Wichtig ist auch zu wissen, dass bei einem geschäftlichen Anlass die Bewirtungskosten nur mit 70 % geltend gemacht werden dürfen. Die restlichen 30 % gelten als privat. Die gezahlte Umsatzsteuer ist hingegen zu 100 % steuerlich absetzbar.

Höhe der Bewirtungskosten pro Person

Bei Bewirtungskosten handelt es sich um Aufwendungen für Speisen, Getränke und andere zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel wie bspw. Tabakwaren. Aber auch Nebenkosten, die mit der Bewirtungskosten zwangsläufig entstehen, wie Trinkgelder oder Garderobengebühren zählen dazu, allerdings nicht die Übernachtungs- und Fahrtkosten. Hier fallen dann Betriebsausgaben aus anderen Gründen an.

Geht es um die Bewirtungskosten, dann muss die Beköstigung von Personen eindeutig im Vordergrund stehen, was bei einem Besuch eines Varietés oder Nachtclubs eindeutig nicht der Fall ist. Denn in diesem Fall stehen die Gesamtkosten im Missverhältnis zu den Bewirtungskosten. Hier dürfte dann der private Charakter überwiegen.

Eine Besonderheit besteht, wenn es sich um eine kostenfreie Bewirtung handelt, die in der betriebseigenen Kantine stattfindet. In diesem Fall müssen die entsprechenden Sach- und Personalkosten prinzipiell auf das Konto „Bewirtung von Geschäftskunden“ umgebucht werden und das nur in einer Höhe von 70 %. Allerdings kann hier die Höhe der Bewirtungskosten pro Person dann einfach mit 15 Euro angesetzt werden und von diesen sind 4,50 Euro nicht abzugsfähig.

Ansonsten gibt es keine direkte Angabe zu der Höhe der Bewirtungskosten pro Person, sondern dieses ist branchenabhängig und auch vom Gewinn und der Höhe der Umsatz abhängig. Also sollte der Webdesigner seinen Kunden, der eine Tischler-Webseite online bringen möchte nicht gerade zum Hummer essen einladen – das würde dann als unangemessen gelten.

Höhe Bewirtungskosten absetzbar

Es ist nicht ganz so einfach, wie es sich der Unternehmer oftmals vorstellt: Mit dem Kunden oder Geschäftspartner essen gehen und dann den Restaurantbesuch von der Steuer absetzen. Der Grund ist, dass ein Restaurantbesuch auch stets einen Bereich der privaten Lebensführung berührt und eben aus diesem Grund wird von den Finanzbeamten gründlich geprüft, in welchem Umfang die Kosten glaubwürdig sind und streichen diese auch sehr oft. Dazu kann es nicht nur aufgrund der Höhe Bewirtungskosten absetzbar kommen, sondern auch, weil diese oftmals nicht die Voraussetzungen erfüllen.

30 % der Höhe der Bewirtungskosten sind nicht absetzbar

Als Bewirtungskosten gelten die Aufwendungen, die dadurch entstehen, dass andere Personen aus betrieblichen oder geschäftlichen Anlass beköstigt wurden. Dabei geht es vor allem um die Speisen und Getränke in Gaststätten und Restaurants. So sind nur 70 % der angemessenen Bewirtungskosten als betriebliche Aufwendungen oder Werbungskosten absetzbar. Jedoch können von dem Umsatzsteuerpflichtigen die gezahlten Vorsteuern zu 100 % geltend gemacht werden.

Im § 4 Abs. 5 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes ist die Abzugsbeschränkung, also die Höhe Bewirtungskosten absetzbar ganz genau geregelt. Dort sind auch alle weiteren näheren Voraussetzungen und Dokumentationspflichten festgeschrieben. So gelten 30 % der Bewirtungskosten grundsätzlich als privat und das wird damit begründet, dass der Unternehmer als Bewirtender durch den Restaurantbesuch private Kosten im eigenen Haushalt einspart, denn schließlich speist er auch.

Den geschäftlichen Anlass nachweisen

Als Anlass für eine Bewirtung einer anderen Person wird ausschließlich nur ein betrieblicher oder beruflicher Zweck akzeptiert. So sind lapidare Formulierungen wie „Informationsgespräch“ oder „Geschäftsessen“ ein Grund dafür, dass die Bewirtungskosten als Betriebskosten abgelehnt werden. Hier muss der Unternehmer konkreter werden und den geschäftlichen Hintergrund glaubhaft machen. Sollte auch nur eine einzige Angabe auf dem Beleg fehlen, dann hat das Finanzamt das Recht den Steuerabzug zu verweigern.

Höchstgrenze Bewirtungskosten

Eine Höchstgrenze Bewirtungskosten gibt es nicht, sondern die Aufwendungen müssen angemessen sein. Zudem sollten die Aufwendungen nicht in einem offensichtlichen Missverhältnis stehen zu einem geschäftlichen oder betrieblichen Anlass der Bewirtung. Die gleichen Erfordernisse gelten auch im Ausland. Kann der Unternehmer glaubhaft machen, das es nicht möglich war eine Detaillierte, maschinell erstellte und registrierte Rechnung zu erhalten, dann genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, selbst dann wenn diese die gesetzlichen Anforderungen nicht im vollen Umfang entspricht.

Allerdings wurde durch das Haushaltsbegleitgesetz der Betriebsausgabenabzug bereits 2004 auf 70 % bei den Bewirtungskosten aus geschäftlichen Anlass beschränkt. Dagegen kann die Vorsteuer gegen Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung zu 100 % geltend gemacht werden.

Betriebliche veranlasste Bewirtungskosten

Können die geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten nur bis zu einer Höchstgrenze von 70 % steuerlich geltend gemacht werden, so sieht das anders aus bei den betrieblichen veranlassten Kosten. Hier können die entstandenen Kosten in voller Höhe als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings prüft auch hier das Finanzamt, ob die Ausgaben in Höhe und Art angemessen sind. Hier ist die Höchstgrenze Bewirtungskosten ein wenig problematisch, denn es sind keine bestimmten Beträge, als Höchstgrenze festgelegt. Lädt der Unternehmern seinen Geschäftspartner oder seinen Mitarbeiter in einen Nachtclub ein, dann wird der Buchprüfer oder der Finanzbeamte diese Aufwendungen sicherlich als unangemessen zurückweisen.

Bewirtungskosten entstehen also immer dann, wenn ein geschäftlicher Anlass wie eine Besprechung zugrunde liegt oder ein betrieblicher beispielsweise in Form einer Abteilungsversammlung. Aber es muss sich bei der bewirtenden Person nicht immer um einen Handels- oder Geschäftspartner handeln, sondern auch Firmenbesucher, Journalisten, Betriebsprüfer oder andere Personen handeln, bei denen geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten entstehen.

GmbH Bewirtungskosten

Sicherlich ist die Möglichkeit die Rechnungen aus dem Restaurant abzusetzen ein großer Vorteil und erregt vor allem bei den Nicht-Unternehmern Neid. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber sehr viele Auflagen eingeführt. Werden diese beachtet, dann kann die GmbH Bewirtungskosten ebenso absetzen wie der Konzernboss.

Maschineller Beleg: Möchte die GmbH Bewirtungskosten absetzen, dann muss darauf geachtet werden, dass alle Speisen und Getränke einzeln auf der Rechnung aufgeführt sind. Zudem muss diese maschinell und registriert sein – auch im Ausland. So ist ein handschriftlicher Beleg mit „Speisen und Getränke 140 Euro“ wertlos.

Bewirtungskosten über 150.01 Euro brutto: Diese müssen durch das Restaurant adressiert sein! Dabei sind zwingend der Name und die vollständige RICHTIGE Adresse anzugeben, der die Bewirtungskosten übernimmt, z. B. die GmbH. Sollte diese Angabe fehlen, dann ist weder ein Vorsteuerabzug noch ein Abzug der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe möglich.

Kürzung um 30 %: Wird ein Kunde bewirtet, dann kann die GmbH Bewirtungskosten in Höhe von 70 % als Betriebskosten absetzen. Von vielen Unternehmern wird angenommen, das sei der Eigenanteil, den er tragen muss, doch das ist nicht ganz so richtig, sondern diese 30 % werden grundsätzlich abgezogen.

Die Bewirtung zu Hause: Sollte der Geschäftsführer der GmbH Geschäftsfreunde bei sich zu Hause bewirten, dann sind diese Bewirtungskosten nicht abzugsfähig.

Gesellschafterversammlung Bewirtungskosten

Wird ein Geschäftspartner zum Essen eingeladen, dann kann dadurch die Geschäftsbeziehung verbessert werden und die Kosten für das Essen werden als Betriebsausgaben berücksichtigt.

Doch damit diese Kosten auch tatsächlich als Betriebsausgaben Berücksichtigung finden, gibt es einige Voraussetzungen:

So muss die Bewirtung geschäftlich oder betrieblich veranlasst werden. Normalerweise werden Geschäftspartner und Kunden bewirtet, aber es können sogar durch eine Gesellschafterversammlung Bewirtungskosten entstehen. Wichtig ist nur, dass die Aufwendungen angemessen sind. Es wäre beispielsweise unangemessen, wenn es um einen eher unbedeutenden Geschäftsabschluss geht und ein Essen in einem 5-Sterne-Restaurant ausgeführt wird. Als Richtwert wurden 1994 einmal 100 Euro (umgerechnet) vom Finanzgericht Hamburg angegeben und als angemessen angesehen. In Hinsicht auf die gestiegenen Kosten dürften heute 150 Euro als angemessen gelten. Aber hier kommt es auf die Bedeutung an.

Fallen durch eine Gesellschafterversammlung Bewirtungskosten an, dann handelt es sich um eine betriebliche Veranlassung und somit dürfen die angefallenen Kosten zu 100 % als Betriebskosten geltend gemacht werden. Wichtig dafür ist nur, dass der Bewirtungsbeleg korrekt ausgefüllt ist und alle bewirteten Personen namentlich aufgeführt werden, ebenso der Anlass der Bewirtung, die Höhe der Aufwendungen, der Ort und das Datum sowie die Unterschrift des Gastwirtes oder dessen Mitarbeiter. Zudem darf auch das Trinkgeld als Kosten mit aufgeführt werden und die Umsatzsteuer ist zu 100 % als Vorsteuer geltend zu machen.

Gehört Trinkgeld zu den Bewirtungskosten?

Wird Trinkgeld gezahlt, dann sollte das auf der maschinell und registrierten Rechnung der Gaststätte gesondert ausgewiesen werden. Das ist jedoch in der Praxis nur äußerst selten der Fall und so wird das Trinkgeld, dass zusätzlich gezahlt wird nicht ausgewiesen. Der Grund ist, dass die Rechnung immer zuerst verlangt wird und darauf hin entschieden wird, in welcher Höhe das Trinkgeld gezahlt wird.

Geht es um den Nachweis des gezahlten Trinkgeldes im Bezug auf die Bewirtungskosten, so gelten hier die allgemeinen Regeln der Feststellungslast. Das bedeutet, da es sich beim Trinkgeld um einen steuermindernden Betrag handelt, liegt diese bei demjenigen, der das Trinkgeld zahlt. So kann der Nachweis über die Zahlung des Trinkgeldes beispielsweise dadurch geführt werden, dass der Empfänger diesen selbst auf der Rechnung handschriftlich quittiert.

Trinkgeld bei den Bewirtungskosten

Somit kann die Frage ob Trinkgeld zu den Bewirtungskosten gehört mit einem klaren „ja“ beantwortet werden. Allerdings scheuen sich die meisten der Trinkgeldnehmer den Erhalt des Betrages zu quittieren, denn sie kennen die steuerliche Handhabung nicht. Sie gehen vielfach davon aus, dass sie das quittierte Trinkgeld in ihrer Steuererklärung angeben müssen und ihnen ist nicht bewusst, dass auch Trinkgeld das sie quittieren steuerfrei ist.

Als Notlösung dient hier der Eigenbeleg. Denn jede Buchung verlangt nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchung einen Beleg.

Bewirtungskosten Freiberufler

Ein Beispiel: Ein Freiberufler lädt zwei Geschäftskunden zum Essen ein. Die Rechnung beträgt 90 Euro und er zahlt 100 – 10 Euro sind Trinkgeld und das stehe auch dem Beleg. Wie kann der Freiberufler die Bewirtungskosten absetzen? Sind die vollen 100 % absetzbar und zudem die volle Umsatzsteuer als Vorsteuer?

Der Freiberufler und die Bewirtungskosten

Nach §4/5 Nr2 EStG kann auch der Freiberufler zu 70 % die Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend machen. Eine Bewirtung liegt in Falle des Beispieles vor, da hier zwei Personen bewirtet werden, zu denen ein geschäftliches Verhältnis besteht oder zu denen ein solches aufgebaut werden soll. Sollten evtl. Beträge privat veranlasst werden, da bspw. die Ehefrau des Freiberuflers mit dabei war, dann sind diese von dem Rechnungsbetrag abzuziehen.

Darüber hinaus ist die Abzugsfähigkeit davon abhängig, ob die Höhe der geschäftlich veranlassten Bewirtung belegmäßig nachgewiesen werden kann und ob dieser gesondert aufgezeichnet ist.

Bei dem Nachweis zur Höhe und zur geschäftlichen Veranlassung der Bewirtungskosten ist es erforderlich, dass von der Gaststätte ein ordentlich, gedruckter Beleg ausgestellt wird, der detaillierte Angaben zum Ort und Tag der Bewirtung aufweist sowie zum geschäftlichen Anlass. Denn nur so ist sichergestellt, dass die geschäftliche Veranlassung zweifelsfrei nachzuvollziehen ist. Zudem sind auch alle Teilnehmer der Bewirtung namentlich auf dem Beleg festzuhalten.

Bewirtungskosten Erstattung

Immer wieder kommt es zu dem Fall, dass ein Außendienstmitarbeiter einen Kunden oder Geschäftspartner auf seiner Dienstreise bewirtet. Bei der Steuerprüfung kommt es dann zum Streit darüber, ob die Erstattung der Bewirtungskosten angemessen ist und daher einen lohnsteuerfreien Auslagenersatz darstellen.

Es ist nicht gesetzlich geregelt was „angemessene“ Bewirtungskosten sind. Dabei kommt es stets auf die Branchenverhältnisse an und die konkreten Umstände des Einzelfalls. So wird vom Fiskus auch für die Erstattung der Bewirtungskosten überprüft, ob ein Unternehmer angesichts der Vorteile die er durch die Bewirtung erwartet, ebenfalls verursacht hätte. Besonders typische Prüfkriterien sind die Unternehmensgröße, der Umsatz & Gewinn, die Bedeutung der Bewirtung für den Geschäftserfolg und auch die Stellung des bewirteten Geschäftspartners. Aber es wird auch überprüft, welcher Repräsentationsaufwand in der Branche bzw. einer vergleichbaren Branche üblich ist.

  • Geht es um die Angemessenheit der Kosten und somit um die Erstattung der Bewirtungskosten sollte sich der Unternehmer an diesen vier Kriterien orientieren:
  • Es gibt keine feste Obergrenze für Bewirtungskosten. Die Größe des Unternehmens ist maßgeblich sowie die Höhe des Umsatzes und des Gewinns.
  • Für die Frage der Angemessenheit spielt es keine Rolle, ob ein neuer Kunde oder ein langjähriger Geschäftspartner bewirtet wird.
  • Je besser die Geschäfte laufen, desto höher dürfen die Bewirtungskosten ausfallen. Das gilt auch für den Fall, dass ein kleinerer Geschäftspartner bewirtet wird.

Vom Finanzgericht HH werden 100 Euro als Bewirtungskosten je Anlass und Person als angemessen gehalten. Dieses Urteil stammt allerdings aus dem Jahr 1994 (FG Hamburg, Urteil vom 05.01.1994, Az.: I 184/91). Aufgrund der zwischenzeitlichen Kostensteigerungen dürfte heute ein Betrag zwischen 150 und 175 Euro als angemessen gelten.

Bewirtungskosten Eigenanteil

Wer mit einem Kunden oder einem Geschäftspartner zum Essen geht, der zahlt üblicherweise dafür, da er diesen eingeladen hat. In diesem Fall kann der Unternehmer die entstandenen Kosten als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen. Allerdings muss an den Eigenanteil Bewirtungskosten gedacht werden, wenn diese steuerlich geltend gemacht werden sollen.

Die Bewirtungskosten werden gesplittet

Wenn davon gesprochen wird, dass die Bewirtungskosten gesplittet werden, dann bedeutet das nicht, dass der Unternehmer sich mit seinem Gast die Rechnung teilt, sondern dass er nicht den gesamten Rechnungsbetrag absetzen kann, sondern grundsätzlich einen Eigenanteil von den Bewirtungskosten abziehen muss und dieser beträgt pauschal 30 %. Sicherlich ist das von Vorteil, wenn der Unternehmer nur mit einer Person essen geht, denn in dem Fall hieße es ansonsten 50/50. Doch werden zwei oder mehr Personen eingeladen, dann sind die 30 % Eigenanteil der Bewirtungskosten eher von Nachteil – mehr oder weniger.

Aber ganz so schlimm ist es nun auch wieder nicht, denn die 30 % werden vom Nettobetrag abgezogen und die angefallene Umsatzsteuer kann zu 100 % als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Ein Beispiel:

Die Rechnung weist eine Höhe von 119 Euro brutto (100 Euro + 19 % MwSt.) auf und von diesem Betrag müssen 30 % Eigenanteil abgezogen werden. Also 100 Euro netto minus 30 % so dass in diesem Fall 70 % (70 Euro) der Bewirtungskosten als Betriebskosten angerechnet und 30 Euro als nicht abzugsfähige Bewirtungskosten gebucht werden. Die 19 Euro Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) können komplett geltend gemacht werden.