Bewirtungskosten im Büro

Hin und wieder hat auch das Finanzamt die Spendierhosen an. Beispielsweise dann wenn es um das Geschäftsessen eines Unternehmers mit einem Kunden oder Geschäftspartner geht. Aber auch die Bewirtungskosten im Büro oder im eigenen Betrieb sind steuerlich absetzbar. Als Unternehmer, Freiberufler oder Selbstständiger kann jeder seine Bewirtungskosten absetzen – sofern dabei alle Formvorschriften beachtet und eingehalten werden.

Es muss unterschieden werden

Das Finanzamt versteht unter Bewirtungskosten Aufwendungen für Speisen und Getraenke, aber auch die Ausgaben für Trinkgeld, für die Zigarre nach dem Essen, Garderobengebühren und Unterhaltungskosten.

Dabei wird jedoch zwischen zwei Bewirtungsarten unterschieden:

  • Die betrieblich veranlassten Bewirtungen. Dabei kann es sich um ein Essen mit den Mitarbeitern oder um eine Betriebsfeier. Die dafür anfallenden Kosten können zu 100 % als Bewirtungskosten abgesetzt werden, ebenso wie die Mehrwertsteuer.
  • Die geschäftlich veranlasste Bewirtung ist das klassische Geschäftsessen mit dem Geschäftspartner oder Kunden. In einem solchen Fall dürfen die Bewirtungskosten nur zu 70 % geltend gemacht werden von den Bewirtungskosten. Aber auch hier ist die gezahlte Umsatzsteuer vollständig als Vorsteuer abzugsfähig.

 

Die Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer

Fallen Bewirtungskosten im eigenen Betrieb an, weil beispielsweise eine Betriebsfeier handeln oder auch um das monatliche Abteilungs-Treffen, dann kann der Unternehmer diese Kosten in voller Höhe als Betriebskosten geltend machen. Das gilt auch dann, wenn betriebsinterne Fortbildungen stattfinden oder andere Meetings.

Werden im Rahmen einer solchen Veranstaltung neben den Arbeitnehmer des eigenen Unternehmens auch Arbeitnehmer anderer Unternehmen, freie Mitarbeiter oder Geschäftsfreunde bewirtet, dann sind die Aufwendungen wiederum aufzuteilen. Nur dann wenn die Bewirtungskosten intern anfallen, also ausschließlich auf die eigenen Arbeitnehmer, handelt es sich um Betriebsausgaben, die in voller Höhe abziehbar sind. Sollten die Bewirtungskosten in eigenen Betriebsräumen anfallen, aber auch noch andere Personen außer die des eigenen Unternehmens bewirtet werden, dann dürfen nur 70 % als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Das gilt im Übrigen auch, wenn ein eigener Arbeitnehmer, beispielsweise der Chef der Verkaufsabteilung an einem Geschäftsessen außerhalb teilnimmt.

 

Die Besonderheiten

Allerdings gibt es eine Besonderheit: Sollte der Arbeitgeber während einer Geschäftsreise die Kosten für eine Bewirtung übernehmen, dann können auch die Kosten des Arbeitnehmers übernommen werden. Ist der Arbeitnehmer in der Position, eine Verpflegungspauschale geltend zu machen, dann liegt hier kein geldwerter Vorteil vor, der als Arbeitslohn zu erfassen ist.

Bei den Bewirtungskosten interne Besprechung muss unterschieden werden. Sollen Kaffee und Gebäck bereitgestellt werden für die Besprechung der Abteilungsleiter, dann handelt es sich dabei um eine Aufmerksamkeit. Hier liegt dann eine Bewirtung anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes vor, wenn der Wert der Mahlzeit nicht mehr als 60 Euro brutto inklusive Getränke übersteigt.

Wichtig zu erwähnen ist, dass die Bewirtungskosten für Arbeitnehmer nicht als Arbeitslohn zu bewerten sind. Das bedeutet dass diese Bewirtungskosten intern lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind.

Anmerkung: Der Grenzwert für die übliche Beköstigung von Arbeitnehmern wurde gemäß § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG seit 2014 von 40 Euro auf 60 Euro angehoben. Der Grenzwert von Aufmerksamkeiten wurde 2015 von 40 Euro auf 60 Euro erhöht.