Bewirtungskosten

Als Bewirtungskosten bezeichnet man im wesentlichen Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln. Folglich liegen Bewirtungsaufwendungen im steuerlichen Sinne dann vor, wenn Personen verköstigt werden und die Darreichung von Speisen und Getränken im Vordergrund steht. Hierzu können auch Aufwendungen gehören, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, wie beispielsweise Trinkgelder, Garderoben- und Parkgebühren.

Wann liegen keine Bewirtungskosten vor?

Eine Bewirtung liegt nicht vor, bei:

  • der Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (Kaffee, Tee, Gebäck), z.B. anlässlich betrieblicher Besprechungen im Sinne einer Geste der Höflichkeit. Die Höhe der Aufwendungen ist hierzu nicht ausschlaggebend.
  • Produkt- und Warenverkostungen, z.B. beim Kunden oder bei Messeveranstaltungen, da hier ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte/Waren im Vordergrund steht.

Diese Aufwendungen können als Werbeaufwand unbeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Was sind nicht abzugsfähige Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind nur steuerlich absetzbar, wenn diese eine geschäftliche oder betriebliche Veranlassung haben. Betriebskosten, welche überwiegend aus privatem Anlass entstanden sind, können demnach nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Ein geschäftlicher Anlass besteht beispielsweise bei der Bewirtung von potenziellen Geschäftspartnern sowie von Geschäftsfreunden. Auch bei der Bewirtung von Personen mit denen eine geschäftliche Zusammenarbeit besteht, wie z.B. mit Steuerberatern, Rechtsanwälten und Unternehmensberatern ist von geschäftlichen Bewirtungen auszugehen. Die aus geschäftlichem Anlass veranlassten Bewirtungskosten können nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur zu 70% steuermindernd berücksichtigt werden, gleichweise wie die damit verbundenen Nebenkosten.

Unter betrieblich veranlasste Bewirtungskosten fallen hingegen die Bewirtungsaufwendungen für die eigenen Arbeitnehmer. Diese können als Betriebsausgaben zu 100% steuermindernd berücksichtigt werden, gleichwohl wie die damit verbundenen Nebenkosten.

Sind Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähig?

Generell können Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgabe oder Werbungskosten steuermindernd in voller Höhe, zu 70% oder gar nicht berücksichtigt werden. Durch den Gesetzgeber werden die Bewirtungsaufwendungen in Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sowie als rein bedingte Bewirtungsauswendungen aufgeteilt. Darüber hinaus sind Privat veranlasste Bewirtungskosten weder als Betriebsausgaben noch als Werbungskosten zu verzeichnen.
In erster Linie sollte deshalb überprüft werden, ob die Bewirtung privat oder betrieblich veranlasst war. War die Bewirtung betrieblich veranlasst, muss weiterhin geprüft werden, ob die Bewirtungsaufwendungen zu 100% oder nur zu 70% gewinnmindernd abgezogen werden können.

Wann ist eine 100% Berücksichtigung von Betriebsaufwendungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten möglich?

Bei betrieblich veranlassten Bewirtungsaufwendungen von Mitarbeitern, wie beispielsweise bei Schulungsveranstaltungen oder sonstigen betrieblichen Veranstaltungen, sind diese uneingeschränkt als Betriebsausgaben anzurechnen. Dies gilt ebenso bei Vorträgen sowie Schulungsveranstaltungen für die Teilnahme von Nichtarbeitnehmern, insofern diese den Bewirtungsanteil zusätzlich zur Schulungsgebühr bezahlt haben.

Wann ist eine 70% Berücksichtigung von Betriebsaufwendungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten möglich?

Sind die Bewirtungsaufwendungen nicht rein betrieblich (Bewirtung von Arbeitnehmern), jedoch geschäftlich veranlasst, wie beispielsweise bei der Bewirtung von Dritten wie Kunden, ist eine Berücksichtigung der Aufwendungen in Höhe von 70% möglich, insofern die Aufwendungen angemessen sind.

Als typisches Beispiel dient das Essen eines Unternehmens mit einem Kunden, Berater oder Lieferanten, bei dem geschäftliche Dinge besprochen werden und welches zu einer Verbesserung der Geschäftsbeziehung führen soll.
Die Anzugsbeschränkung von 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten ist durch § 4 Abs. 5 Nr.2 EStG geregelt. Darin wird begründet, dass grundsätzlich 30% der Kosten als privat gelten, da der Bewirtende durch den Restaurantbesuch private Kosten für den eigenen Haushalt einspart.

Ob und inwieweit Bewirtungskosten als angemessen gelten, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls sowie der jeweiligen Branchenverhältnisse (z.B. Größe des Unternehmens, Umsatz und Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, etc.). Falls der Bewirtungsaufwand unangemessen ist, wie beispielsweise beim Besuch eines Nachtclubs, kann der Aufwand gänzlich ausgeschlossen werden. Ist der Aufwand jedoch nur aufgrund der Höhe unangemessen, muss dieser aufgeteilt werden, sodass nur der angemessene Teil zu 70% abzugsfähig ist.

In welchem Fällen sind Bewirtungskosten weder Betriebsausgaben noch Werbungskosten?

Grundsätzlich sind Aufwendungen als Betriebsausgaben für die Bewirtung aus geschäftlichen Anlass in der Wohnung des Steuerpflichtigen nicht abzugsfähig. Darüber hinaus finden Bewirtungsaufwendungen die privat veranlasst werden, wie beispielsweise Geburtstagsveranstaltungen des Unternehmers.

Essen im Restaurant
Bewirtung im Restaurant

Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten

Unternehmer, welche der umsatzsteuerrechtlichen Regelbesteuerung unterliegen, können bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass, die auf den Bewirtungsbelegen ausgewiesene Umsatzsteuer in voller Höhe als Vorsteuer geltend machen. Zu beachten ist jedoch, dass ab einem Rechnungsbetrag von über 150,00€ bei der Vorsteuerabzugsberechtigung des Steuerpflichtigen die Umsatzsteuer gesondert auszuweisen und der Rechnungsempfänger mit vollständiger Anschrift anzugeben ist. Hierbei ist die Anschrift vom Rechnungsaussteller, sprich dem Gastwirt, einzutragen und nicht nur den Gastgeber selbst. Folglich sollte der Gastwirt oder einer seiner Mitarbeiter diesen Beleg unterzeichnen, um einen ordnungsgemäßen Nachweis zu liefern.

Wann können Arbeitnehmer Bewirtungskosten als Werbekosten geltend machen?

Arbeitnehmer bekommen Kosten für Bewirtungen, welche im Auftrag des Arbeitgebers stattfinden in der Regel wiedererstattet. Dies ändert sich jedoch, falls der Arbeitnehmer erfolgsabhängige Leistungen bezieht. Falls dieser ein eigenes Interesse an der Pflege der Geschäftsbeziehung hegt, kann er privat von ihm finanzierte Bewirtungskosten dementsprechend als Werbungsskoten geltend machen.

Wie werden Bewirtungskosten aufgezeichnet?

Für den Nachweis der Höhe der betrieblichen Aufwendungen gilt es strengen Vorschriften zu folgen, da für Bewirtungskoten gem. § 4 Abs. 8 EStG besondere Aufzeichnungspflichten gelten. So müssen vom Steuerpflichtigen schriftlich folgenden Angaben ausgefüllt werden:

  • Ort der Bewirtung
  • Datum der Bewirtung
  • Name der Teilnehmer inkl. Gastgeber
  • Anlass der Bewirtung (an dieser Stelle muss der konkrete Anlass angegeben werden, da das Finanzamt überprüft, inwieweit die Aufwendungen tatsächlich Betriebsausgaben sind)
  • Höhe der Aufwendungen

Findet die Bewirtung innerhalb einer Gaststätte statt, genügen – neben der beizufügenden Rechnung – Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Darüber hinaus sollten Trinkgelder direkt auf der Rechnung vermerkt und vom Empfänger abgezeichnet werden. Weiterhin gilt für alle Bewirtungen, dass die entsprechenden Aufzeichnungen zeitnah, einzeln und gesondert von den restlichen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind.

Bewirtungsbeleg Vorlage
Mit so einer Vorlage wird der Bewirtungsbeleg aus dem Restaurant gemeinsam abgegeben

Wie werden Bewirtungskosten verbucht?

In den meisten Fällen werden die Bewirtungsbelege über die Kasse des Unternehmens abgerechnet. Hierzu werden sie im Kassenbuch erfasst und mit einer laufenden Nummer vermerkt. Im Kassenbuch werden darüber hinaus auch das Datum, der Nettobetrag und die Umsatzsteuer erfasst. Die Bewirtungsbelege werden zusammen mit den Kassenbelegen abgelegt und aufbewahrt. Wie bei allen Kassenbelegen für ein Unternehmen beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Bewirtungsbelegen zehn Jahre. Zudem können die Belege jederzeit digital gespeichert werden, insofern die Belege innerhalb der Aufbewahrungszeit lesbar sind.

Beispiel Bewirtungskosten verbuchen:

70% abzugsfähige Bewirtung350,00 €
30% nicht abzugsfähige Bewirtung150,00 €
100% zu erstattende Vorsteuer95,00 €
70% abzugsfähiges Trinkgeld14,00 €
30% nicht abzugsfähiges Trinkgeld6,00 €
Komplette Summe:615,00 €

Ein Unternehmer lädt mehrere Kunden zu einem Geschäftsessen ein. Insgesamt erhält er eine Rechnung von über 500,00€ zuzüglich 19% Umsatzsteuer (95,00€). Weiterhin zahlt der Unternehmer dem Kellner 20,00€ Trinkgeld und lässt dies auf der Rechnung vermerken. Die Gesamtrechnung beläuft sich inklusive Trinkgeld auf 615,00€ bar.

  • Die gesamte Umsatzsteuer in Höhe von 95,00€ kann sich der Unternehmer bei der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung als Vorsteuer erstatten lassen.
  • Der Netto-Rechnungsbetrag ist zu 70%, sprich 350,00€, als Bewirtungskosten gewinnmindernd zu erfassen. Dabei sind 30%, also 150,00€, nicht abzugsfähige Ausgaben.
  • Das Trinkgeld ist ebenfalls in das Verhältnis 70/30 einzuteilen. Wichtig ist, dass das Trinkgeld keine Vorsteuer enthält.

In der nachfolgenden Tabelle sind die einzelnen Beträge zur Übersichtlichkeit nochmals aufgeschlüsselt:

Bewirtungskosten Checkliste:

In nur vier Schritten lässt sich überprüfen, ob bzw. welche Bewirtungskosten abziehbar sind:

  1. Handelt es sich um betrieblich oder beruflich veranlasste Kosten? Nach der neuen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs können sowohl betriebliche als auch privat veranlasste Kosten aufgeteilt und der betriebliche Kostenanteil als Bewirtungsaufwand steuerlich geltend gemacht werden.
  2. Ist die Bewirtung geschäftlich oder betrieblich veranlasst? Je nach Fall dürfen die kosten zu 70% oder 100% abgezogen werden.
  3. Sind die Kosten angemessen?
  4. Wurde die Höhe und die geschäftliche Veranlassung der Bewirtung ordnungsgemäß nachgewiesen bzw. wurden bei Betriebsausgaben die Kosten ordnungsgemäß aufgezeichnet?

Mit dem sevDesk Rechnungsprogramm kannst du mit nur wenigen Klicks deine Kosten innerhalb der Kategorie Bewirtungskosten verbuchen und wählen, ob es sich um einen geschäftlichen oder betrieblichen Anlass handelt. Basierend auf deinen Angaben verbucht dir sevDesk die Beiträge automatisch korrekt.

 

Angaben zu Bewirtungskosten

Bei den Bewirtungskosten handelt es sich um ein beliebtes oder sagen wir besser gefürchtetes Streitobjekt innerhalb einer Betriebsprüfung von Kleinbetrieben und Freiberuflern dar. Bewirtungskosten unterliegen strengen Auflagen: Sie müssen getrennt aufgezeichnet werden und auch peinlichst genau belegt werden. Bei Bewirtungskosten kann es sich sowohl um die Rechnung eines Restaurants handeln, sowie über eine Lieferrechnung eines Catering-Services oder um Einkaufsbelege.

 

Der Steuerpflichtige muss, sofern es nicht aus den Belegen selbst hervorgeht, „zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung“ zusätzlich noch schriftliche Angaben zu den Bewirtungskosten machen. Dabei muss er auf einen sogenannten Bewirtungsbeleg folgende Angaben machen:

 

  • Ort und Tag der Bewirtung
  • Teilnehmer – Namen sind Pflicht, die obligatorischen Adressangaben sind entbehrlich, aber müssen dem Finanzamt auf Nachfrage ggf. nachträglich genannt werden
  • ein möglichst konkreter Anlass der Bewirtung. Hier reicht es nicht aus, „Informationsgespräch“ aufzuführen oder „Projektbesprechung“, sondern beispielsweise Relaunch-Planung von meier&Söhne-online.com 2017

 

Zudem muss der Bewirtungsbeleg unterschrieben werden von dem Steuerpflichtigen und im Anschluss an die Quittung bzw. Rechnung des Restaurants, Caterers oder dem Einkaufsbeleg angeheftet werden.

 

Sollte das Geschäftsessen in einem Restaurant stattfinden, dann ist oftmals ein solches Abrechnungsblatt nicht notwendig, denn in der Regel bieten die Rechnungsformulare der Restaurantkassen einen entsprechenden Raum für die notwendigen Eintragungen für die Angaben der Bewirtungskosten.